日本企业是如何应对新型肺炎疫情的?

2020-2-7 08:19   浏览量: 464   评论: 0 稿件来源: 企业管理杂志  

文/曲军


日本企业是如何应对新型肺炎疫情的?


当日本国内确诊多例新型肺炎患者后,政府开始指导社会各界齐心协力应对疫情。有些日本企业基于以下原则采取了一些力所能及的应对方案:有备无患、不慌不恐、细化方案、公开透明。


1.组织、成立对策总部


有些日本企业分三个阶段应对疫情:第一个阶段是收集、分析信息;第二个阶段是召开对策会议;第三个阶段是正式设立对策总部。


这三个阶段之间密切关联,又相互独立。每个阶段都显示出企业对疫情的应对状态,每到下一个阶段则意味着疫情的升级。


当疫情升级时,有些日本企业的危机管理委员会依据应急管理规章制度决议是否组织成立对策总部。该部门统一协调与政府部门、医疗机构、行业协会、新闻媒体、业务伙伴以及企业员工等的沟通、合作。其中,不仅会演练相关的沟通、合作事项,而且联络流程、问答内容、报告格式等一般也会事先拟定。


◆有些日本企业在《危机管理制度》中规定,危机管理委员会的负责人必须是企业负责人,并对任何突发事项的应急管理负责,但必须有依有据,避免依靠个人意志进行决策。相关事项包括但不限于自然灾害、重大事故等危及企业生存的突发事项。


◆有些日本企业在《风险管理制度》中规定,经营风险管理委员会的负责人必须是董事级别以上的高管人员,他不仅有责任编制企业经营风险评估报告,也有义务向危机管理委员会申请成立对策总部。相关事项包括但不限于大规模流感、疾病等影响企业经营的风险事项。


◆还有些日本企业在《业务管理流程》中规定,为了应对突发事项或管控经营风险事项,企业负责人负责定期审阅《对策总部操作手册》。即使在业务管理流程中已有成立对策总部的方法步骤,但是一本持续更新的操作手册才是运营对策总部最有效、最直接的依据。


该图是日本的一些地方政府组织专家为当地企业设计的对策总部组织体制图。

日本企业是如何应对新型肺炎疫情的?


以下图片是东京都政府根据新型肺炎疫情进展状况,公布把相关的“对策会议”组织升级为“对策总部”的会议场景。


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以下图片是日本中央政府为了应对新型肺炎疫情,组织成立对策总部后第一次会议场景。


日本企业是如何应对新型肺炎疫情的?


2.鼓励员工在家工作


有些日本企业能顺利地组织员工在家工作,主要得益于其最近几年对员工工作方式的改革。


因为工作方式的改革,越来越多的员工逐渐适应了在家工作的方式。需注意的是,企业对在家工作的员工有严格的要求。


例如


企业必须获得客户的书面同意;工作内容必须是非绝密等级的资料;员工本人必须保证在家工作的环境是安全卫生的;业务主管领导必须亲自评估该员工的业务质量是全面可控的。


以下图片是有些日本企业在其官方网站上公布的鼓励员工在家工作的对策方案。


日本企业是如何应对新型肺炎疫情的?


3.禁止去疫区出差


在已经公布的应对方案中,有些日本企业规定要严格审批去疫区出差的业务,甚至有些企业暂时禁止去疫区出差。


企业间的应对方案存在一些差异,笔者认为主要原因是每家企业对疫情的判断可能不一样,并且每家企业的业务需求也不同。


一般而言,企业的紧急应对方案是严格按照相关规章制度编制、决策的。有些日本企业在《危机管理制度》中已明确规定:虽然,在疫情期间原则上禁止员工去疫区出差,但具体应对方案由企业负责人根据实际情况决定。


例如,有些企业会根据以下三个阶段的实际情况决定应对方案。


●在收集、分析信息阶段,原则上控制员工去疫区出差;


●在召开对策会议阶段,严格审批员工去疫区出差;


●在设立了对策总部阶段,暂停或禁止员工去疫区出差。


当然,有些日本企业规定无论处于哪一阶段,都鼓励员工通过电话、视频、电子邮件以及社交软件等方式工作。


4.实行出差隔离制度


有些日本企业规定从收集、分析信息阶段起,任何员工从疫区出差回来后,必须在家隔离14天以上才能正式上班。在家隔离期间,鼓励员工在家工作。


还有日本企业规定,出差员工在隔离期需每天测量体温,若身体不适,则由公司预约医院,并报销医疗费用。


5.避免乘坐拥挤车辆


在新型肺炎疫情期间,有些日本企业规定员工必须避开上班高峰期(上午7:00—10:00),也有企业规定员工可以灵活延长或缩短上下班时间,实际有效工作时间达到8小时以上即可。


除了避免乘坐拥挤车辆外,有些企业还要求员工尽量避免前往人群密集的区域。


6.禁止握手拥抱等礼仪


在疫情期间,为了防止被病菌感染,有些日本企业禁止员工做出握手、拥抱等礼仪行为,并且要求员工与客户保持1米以上的距离进行交流。


在此期间,也许可以探讨一下中国古代的拱手作揖礼,能否在中日企业商务交流中代替握手、拥抱等礼仪方式。


7.疫情期间佩戴口罩


在新型肺炎疫情期间,为了避免互相传染病菌,有些日本企业鼓励、要求员工在通勤、工作、外出时都佩戴口罩。有些企业虽然没有明确规定,但在办公场所放置了足量的一次性口罩。


8.鼓励人们日常携带口罩


在新型肺炎疫情期间,为了减少人们互相传染病菌,有些日本企业鼓励员工日常在办公包内预备口罩。其实,无论是否在疫情期间,有些员工每天都会办公包内备有口罩。这样,万一身体不适或发觉周围有人感冒发烧时,可以立即戴上口罩。


据笔者观察,日本人日常携带口罩的习惯有几个细节值得称赞。


第一,即使打喷嚏时来不及佩戴口罩,也会主动把喷嚏打在纸巾上或自己的衣袖上。


第二,打完喷嚏后,立即洗手消毒。


第三,很多学校要求中小学生把口罩作为文具,日常携带。


以下图片是笔者在疫情期间去东京的某药店购买儿童口罩时,拿到的现金付款收据,其中儿童口罩被分在文具类。另外,笔者也确认了东京某小学规定学生日常携带用品清单里有儿童专用口罩。


日本企业是如何应对新型肺炎疫情的?


9.全面升级消毒措施


在新型肺炎疫情期间,为了控制人们互相传染病菌,有些日本企业全面升级了消毒措施。


例如,增加酒精消毒液及消毒纸巾的放置地点;增加每天的保洁消毒次数;增加每天检查办公场所湿度,以及换气次数;增添员工的日常备用医疗药品和体温计,并鼓励员工主动测体温;紧急排查全体员工的健康状况、出差状况,等等。


以下图片是有些日本企业在对外营业区进行了全面升级消毒,并增加了酒精消毒液放置地点的场景。


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以下图片是有些零售商店在入口处增加了供顾客使用的酒精消毒液,以及液体消毒纸巾的场景。


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以下图片是有些日本企业在公司内增添了员工的日常备用医疗药品的场景。


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以下图片是有些日本学校为了预防流感病毒,对学生的健康状况进行量体温等排查。


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10.强化日常卫生管理


实际上,为了预防流行性病毒感染,很多日本企业在多年前就实施了一系列日常卫生管理措施,并且这些日常措施在此次新型肺炎疫情中发挥了重要作用。


所以,企业只有居安思危才能有备无患,强化日常卫生管理,也是一项重要的疫情应对方案。具体而言,以下是很多日本企业常年实施的几项卫生管理措施。


措施一:日常备置酒精消毒液。很多日本企业在公司的出入口、收款机、厕所附近等人群聚集的地点日常备置着酒精消毒液。


措施二:禁止共用毛巾。鼓励员工使用自己的毛巾或一次性纸巾,提醒员工湿毛巾是滋生病毒的“温床”。


措施三:每周清空一次冰箱。要求员工在食品、饮料的包装上贴一张纸条,其中注明员工姓名和放入冰箱的时间,每周都要将冰箱内的食物清空。


以下图片是日本的体育运动俱乐部和购物中心分别在出入口处放置酒精消毒液的场景。


日本企业是如何应对新型肺炎疫情的?

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11.检查防灾用品储备


有些日本企业还会全面检查企业内的防灾用品储备情况。值得一提的是,一些日本企业和地方政府紧急从防灾储备仓库中调拨防护服、口罩、消毒液等防灾用品捐赠给中国。


在日本,很多企业在仓库或各业务部门的安全处,日常备有食品、饮用水、药品等防灾用品。例如,根据东京都归宅困难者对策条例(从2013年4月起实施)的规定,为应对大规模灾害的发生,东京都内的企事业单位要日常做好满足每位员工3天的饮用水及食品等防灾储备用品。


以下图片是有些日本企业日常储备的防灾用品宣传展示。


日本企业是如何应对新型肺炎疫情的?


12.确认紧急联络清单


为了防止疫情扩大,有些日本企业还会认真确认全体员工的紧急联络清单。在日本,当地震等重大自然灾害发生后,为了尽快与员工取得联系,很多日本企业会使用事先制定的防灾《紧急联络清单》。


有些企业不仅定期更新该清单,还定期使用该清单进行防灾演习。

为了便于描述,笔者归纳整理了一份类似防灾的《紧急联络清单》,内容有所编辑,作为范例,仅供参考:


日本企业是如何应对新型肺炎疫情的?

(为保护个人信息,组员的紧急电话号码不对外公布。)


注意事项:


1.紧急联络时,必须严格按照以下顺序:组长→组员1→组员2→组员3→组员4→组长→部长→社长。


2.紧急联络时,如果任何小组内有无法联系到的组员,要立即跳过,直接与下一位组员联系。随后,对无法联系到的组员,组长必须亲自与该组员尝试再次联系。


3.紧急联络时,每一位组员必须简要、清晰地报告以下信息:目前自身安全状况、所在地域、工作状态。


总之,由于行业特征、企业特点、业务性质的不同,各企业间的应对方案会有所不同。但是,没有员工行动配合的对策措施都形同虚设。因此,有效地组织全体员工全面实施包含“应急预案”“预防方案”“改善方案”在内的综合性方案是最有效的应对策略。只有“三案合一”,才能真正战胜这次及今后的任何一次疫情。


作者简介

曲军:毕业于日本国立京都大学经济学部,中国注册会计师。2000年~2006年就职于某世界知名会计师事务所北京分所,参与多家国营企业、国有企业、中日合资企业、日本独资企业、欧美独资企业的审计工作;2007年~至今就职于某世界知名会计师事务所东京分所,参与多家日本企业的审计工作。

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